El correo lo utilizamos diariamente, cada hora, cada 10 minutos o cada vez que suena un alerta push en nuestro móvil.

¿Es esto correcto? Seguramente no. Hay diferentes tipos de correos y muy pocos de algún tipo requiere nuestra atención constante.

Veamos qué tipos de correo (no todos, los más populares) tenemos en nuestro buzón.

1. Correos de personas. Estos son los que me gusta llamar, correos con mensaje. No, no todos los que recibimos de alguien tienen un mensaje y, más raro aún, es que el mensaje sea breve y claro. Pero al menos estos tipos de correos son de alguien que me escribe a mí (estoy – solo o acompañado – en el «para» o «to»).
2. Correos en los que voy en copia: Estos me gusta llamarlos «¡¡fuego a discreción!!». ¿Cuántos mails en los que vas en copia realmente debería aparecer? ¿Cuántos de estos correos te lees detenidamente?. Tendemos – erróneamente – a poner en copia a todo aquel del que nos acordamos al escribir un correo y eso ha hecho que, a día de hoy, aparezcamos en tantos «CCs» que no les prestemos atención.
3. Boletines, publicidad: confiésalo, ¿cuántos boletines te lees al cabo del día?… no sigas leyendo, piénsalo realmente y di un número. Yo espero. ¿Ya?. Bien, ahora piensa cuántos de esos que lees, digamos, a diario o semanalmente, cuántos lees 2 seguidos de la misma suscripción. Y ahora, lees ese número que has pensado pero ¿ de cuántos recibidos en total?. Si a la primera pregunta has respondido de 1 a 5, está bien, tienes tiempo de ocio en tu día a día – o tu trabajo te lo requiere –  si has respondido más de 5 o te dedicas a ello o tienes demasiado tiempo :-D. Si a la segunda pregunta, has respondido que del mismo boletin lees dos seguidos, bien por ti, si has dicho a veces, o has dicho nunca, mal vamos dedicando el tiempo a archivar o eliminar correos.
4. Notificaciones: hay muchos tipos de notificaciones por e-mail. Las hay más acertadas que otras, las hay que llegan tantas que ni las hacemos caso, las hay que nunca llegan y cuando llegan no sabemos que son, las hay de todo… hasta de lo que no debería tener notificación. Hace poco me propusieron poner una notificación, una alerta por e-mail para cuando se cayera un servicio crítico de mi empresa. Me negué.  Se puso. Y no surtió efecto. Me enteraba antes de la caída del servicio a través de mis compañeros que supervisan el servicio, del usuario final del mismo, de… todo tipo de alertas que son mucho más efectivas y rápidas que el e-mail. Entonces, ¿ no deben ponerse alertas por e-mail?. Sí, claro. Por ejemplo, la típica alerta que es efectiva – si llevas un buen uso del correo electrónico – es la que te avisa que tu dominio caduca en 2 meses, 1 mes desde la fecha. Te da tiempo a verla en cualquier momento y programarte una acción frente a ella.
5. Foros: rara vez diré que el mail es el medio para un foro. Y digo rara vez porque sí hay un caso de uso en el que se justifica su uso – que ni si quiera describiré. Pero ese caso, ningún otro. Por ejemplo, en Gmail habréis visto – quien lo use – que tiene una categoría/etiqueta automática «foros» que se puede habilitar en la bandeja de entrada. Pues o estás en el caso al que me refiero o tener esa opción habilitada es poco más o menos que pedir a Gmail que me quite correos que no me interesa ver. Y digo yo, si no te interesan, ¿ para que gastar espacio, dinero y sobretodo y más importante, tiempo en recibir esos correos?. ¡Fuera! Hay que dejar de recibirlos.

Hay otros tipos de correos, muchos, y si lo pensamos desde un punto de vista funcional, más aún. Correos de proyectos, correos de actividades de compañeros, correos del jefe, correos del equipo, correos de peticiones de ayuda o «hazme un favor», correos de tareas… y un sinfín de «correos de…». Por el momento, nos quedamos aquí con esos 5 tipos de correo para que no se nos haga imposible esta ardua tarea de manejar el correo.

¿Qué tipo de estos correos puede necesitar nuestra atención constante?. Muchos diréis los del primer tipo correos de personas, otros las notificaciones, otros un subtipo de uno de estos tipos y otros… Si te sirve para estar mejor organizado o ser más eficaz, adelante, cada uno pone sus prioridades.

Recuerda que el correo no es el medio para recibir comunicaciones prioritarias y, mucho menos, de urgencia.

Para recibir comunicaciones urgentes existen – por suerte – otros canales de comunicación mucho más efectivos. Los veremos más adelante.

En definitiva, revisando todo lo anterior, hay más tipos de correo que colores. Lo que está claro es que solo hay dos grandes tipos que hay que tener en cuenta cuando nos plantemos utilizar mejor el correo: los correos que deben llegar y los correos que no deben aparecer en mi bandeja de entrada.

Solo existen dos grandes tipos de correo: los que deben llegar a mi bandeja de entrada y los que no.

Yo me quedo con estos dos, ¿ y tú?