Decálogo de uso del e-mail (II). Antes de las herramientas, las personas.


Hay muchas herramientas para manejar nuestros correos electrónicos; desde las que están instaladas por defecto en nuestros dispositivos hasta las que rebuscamos en internet (pasando por las propietarias de las empresas que nos dan el servicio de email).

¿Cuál es la mejor? ¿Con cuál nos quedamos?

Fácil: ¿dónde, cómo, porqué y para qué utilizamos el correo?

Si somos usuarios más o menos intensivos del correo electrónico, deberemos plantearnos si la herramienta que utilizamos es la mejor opción ya que, acompañado de buenas prácticas, una buena elección aumentará notablemente nuestra productividad.

Normalmente nos conformamos con la app que viene instalada en nuestro dispositivo si es que accedemos desde nuestro móvil o tableta o con alguna versión de Outlook o similar si lo hacemos desde el PC (desde Mail los Maqueros) o también puede que accedamos  vía web (Gmail, Office365, Inbox…)

Y es que no existe una herramienta definitiva, ni siquiera dos a la par ni tres empatadas. Todo depende de si lo utilizas para ocio o trabajo, si necesitas responder al segundo después de recibir los correos (para lo cual ya te recomiendo cambiar de canal para esas comunicaciones), si utilizas metodologías GTD, si archivas, si eliminas… y un sinfín de síes.

Aunque no hay una herramienta definitiva sí las hay mejores y peores pero su valoración siempre es susceptible del uso que busquemos y nuestras necesidades.

Y las veremos más adelante… en otro post. Antes de las herramientas tenemos que tener presente a las personas y sus necesidades. Si haces un uso esporádico del correo o tienes de 10 a 20 correos al día como mucho, posiblemente no tengas que plantearte nada (posiblemente no estarías leyendo esto). Sin embargo, si haces un uso intensivo, entonces, te habrás dado cuenta del tiempo que pierdes inviertes en el correo. Si no te has dado cuenta es que eres de los primeros – no intensivos – o tienes que pararte más a pensar.

Este decálogo está enfocado al mundo profesional (salvo alguna incursión de caso no profesional, lo especificaré) dado que es donde mayor grado de mejora tenemos. Sin embargo, si no haces un uso intensivo, también te recomiendo seguir leyendo. Seguro que existen estas personas. Siempre nos conviene conocer nuestro entorno; nos ayuda a mejorar nuestras prácticas y relaciones. Alguien de tu equipo, tu jefe, tu cliente, tu proveedor… puede que cumplan el perfil. Entender sus circunstancias te puede ayudar a comunicarte mejor y, en consecuencia, alcanzar de una forma más eficiente tus propósitos – basados en la comunicación – de forma más práctica e inmediata.

Cuando hablo de un uso intensivo me refiero a una persona que recibe – por poner una cifra – más de 100 emails. En estos correos no cuento emails de boletines, avisos o notificaciones de otras aplicaciones, redes sociales y otros devoradores de buzones de correo. Es decir, una persona que recibe más de 100 emails de los que debe digerir alrededor de un 80% de ellos.

Por cierto, si como yo, superas con creces este número, te adelanto que o algo no estás haciendo bien o algo no funciona en tu entorno. Sí, todo esto que escribo comienza con “el mal uso que hacemos del correo” pero…

…el correo no deja de ser un reflejo, a veces, de la forma en la que trabajamos y estamos organizados.

Y de aquí nuestra primera conclusión y una razón de por qué están antes las personas que las herramientas: las personas somos los que tenemos la capacidad de transformación.

Diseñado de imagen de cabecera por Freepik

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